Nebenkostenabrechnung 2022 prüfen: So finden Sie Fehler

Er könnte für viele einer der unerfreulichsten Briefe des Jahres werden - die Nebenkostenabrechnung für das vergangene Jahr. Weil Heizen 2022 viel teurer geworden war, müssen viele Geld nachschießen. Die Nebenkostenabrechnung enthält aber nicht nur die Heizkosten. Was steht genau drin - und wie entdecken Mieterinnen und Mieter mögliche Fehler?

• Welche Posten gehören in die Nebenkostenabrechnung?
• Wie kann man die Nebenkostenabrechnung prüfen?
• Nebenkostenabrechnung: Widerspruch einlegen
• Wann muss die Nebenkostenabrechnung da sein?
• Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
• Was sind Fallstricke bei der Abrechnung?
• Dezemberhilfe Gas- und Fernwärme: In Nebenkostenabrechnung enthalten?
• Dezemberhilfe für Kohle, Öl, Pellets: Antrag stellen!
• Heizkostenverordnung: Monatliche Verbrauchsinformation
• Wärmecontracting: Muss der Mieter zustimmen?
• Hat der Vermieter die Dezemberhilfe abgerechnet?
• Nebenkosten und Steuer: Was kann man absetzen?
• Wer noch keine Abrechnung hat: Wie hoch könnte die Nachzahlung ausfallen?
• Gibt es eine Frist, bis zu der eine Nachzahlung geleistet sein muss?
• Darf der Vermieter eine höhere Vorauszahlung verlangen?

Welche Posten stehen in der Nebenkostenabrechnung?

Mit den Betriebs- und Nebenkosten beteiligt der Vermieter die Mieter an Kosten, die durch Nutzung von Haus und Grundstück entstehen. Welche das im Einzelfall sind, steht im Mietvertrag. Der "Kreativität" des Vermieters sind dabei allerdings enge Grenzen gesetzt. Welche Posten in der Nebenkostenabrechnung stehen dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung.

Mögliche Posten für die Nebenkostenabrechnung können sein:

• Heizkosten und Warmwasserkosten
• Grundsteuer
• Wasserkosten
• Abwasser
• Versicherungen für das Haus wie die Gebäudeversicherung gegen Feuer- und Sturmschäden
• Schornsteinreinigung
• Müllabführ/Straßenreinigung
• Hausmeister
• Hausreinigung
• Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel

Die meisten Betriebskosten werden anteilig an die Mieter weitergegeben. Das heißt, je größer die gemietete Wohnfläche, desto größer der Anteil.

Anders die Kosten für Heizung und Warmwasser: Diese werden verbrauchsbezogen abgerechnet. Wer also mehr heizt, zahlt auch mehr. Bei den Kosten für Breitbandkabel dagegen gilt: Jeder Haushalt zahlt den gleichen Betrag.

Wie prüft man die Nebenkostenabrechnung am besten?

Wer mit der Abrechnung eine hohe Nachzahlungsforderung bekommt, sollte die Abrechnung des Vorjahres zur Hand nehmen und die einzelnen Posten vergleichen.

Wer skeptisch ist, dass der Vermieter für Abwasser oder die Müllabfuhr tatsächlich so viel mehr bezahlt hat, kann vom Vermieter verlangen, die Belege einzusehen. Geht es um gestiegene Energie- und Heizkosten, muss der Vermieter Verträge und Rechnungen von Energielieferanten umfänglich offenlegen. Allerdings gilt dieses unmittelbare Belegeinsichtsrecht nur am Wohnort oder - im Falle von Immobilienunternehmen - am Rechtssitz des Vermieters.

Wenn die Wohnung in einer anderen Stadt liegt, hat der Mieter zwar ein Recht, Kopien zugesandt zu bekommen, die Kosten dafür können aber dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Solange der Vermieter dem Antrag zur Einsicht nicht zustimmt, muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht begleichen.

Fehler bei Heizkosten und Warmwasser?

Auch wer bei den Heiz- oder Warmwasserkosten in seiner Abrechnung einen Fehler vermutet, kann verlangen, die Belege einzusehen. Der Verbrauch wird allerdings selten vom Vermieter, sondern in aller Regel von externen Dienstleistern erfasst. Die Werte werden heutzutage meist elektronisch abgelesen – und sind in vielen Fällen korrekt.

Audio herunterladen (31,4 MB | MP3)

Wer dennoch Zweifel hat, sollte sich vom Vermieter die Belege zukommen lassen und mit dem örtlichen Mieterverein oder einem anderen Sachverständigen die Rechnung prüfen. 

Nebenkostenabrechnung: Widerspruch einlegen

Wer sich sicher ist, dass die Nebenkostenabrechnung falsch ist, kann Widerspruch einlegen. Die sogenannte Einwendungsfrist beträgt 12 Monate ab der Zustellung. Hat der Mieter innerhalb der Einwendungsfrist widersprochen, muss er zunächst nicht zahlen.

Will der Vermieter trotzdem sein Geld, muss er klagen und vor Gericht beweisen, dass die Zahlen korrekt sind (BGH Urteil vom 7. Februar 2018 - VIII ZR 189/17)

Gelingt ihm dies, wird der Ball wieder an den Mieter zurückgespielt: Er ist nun in der Beweispflicht, darzulegen, dass beispielsweise das Messgerät kaputt war. Empfehlenswert ist ein selbständiges Beweisverfahren. Dabei wird vom Gericht ein Gutachter beauftragt. Der Vorteil: Das Gutachten wird vom Gericht anerkannt, anders als bei selbst beauftragten Sachverständigen.

Je nach dem, um welchen Betrag es geht, gilt es zu überlegen, ob ein Kompromiss – beispielsweise die hälftige Kostenteilung zwischen Vermieter und Mieter – die bessere Lösung für alle Beteiligten wäre, um Zeit und Geld für einen Gerichtsprozess und Gutachterkosten zu sparen und die Nerven zu schonen.

Darf die Nebenkostenabrechnung nachträglich korrigiert werden?

Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums im Briefkasten des Mieters landen. Danach kann der Vermieter die Abrechnung zwar noch korrigieren, darf aber keine etwaigen Erstattungsbeträge mehr geltend machen – der Mieter kann sich darauf verlassen, dass er nach Ablauf der Frist nichts mehr nachzahlen muss.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Hier sind die Regeln klar: Der Vermieter muss binnen eines Jahres nach Ende des Wirtschaftsjahres die Abrechnung gemacht haben. Viele Vermieter erstellen ihre Abrechnung immer für ein Kalenderjahr. Heißt dann also: Die Nebenkostenabrechnung für 2022 müssen die Mieter allerspätestens am 31. Dezember 2023 im Briefkasten haben. Wenn der Brief später kommt, müssen Mieter möglichen Nachzahlungsforderungen rechtlich nicht nachkommen.

Dass der Vermieter die Frist gerissen hat, entbindet ihn im Übrigen nicht von der Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Die könnte schließlich auch ergeben, dass die Mieter zu viel gezahlt haben. Solche Guthaben müssen immer zurückerstattet oder verrechnet werden.

Was sind klassische Fallstricke bei der Abrechnung?

Einige Dinge sollten Mieter bei Erhalt der Nebenkostenabrechnung unbedingt prüfen. Dazu zählt die Höhe der jeden Monat geleisteten Vorauszahlungen. Manchmal sind diese zu niedrig angesetzt, zum Beispiel weil ein Vermieter mögliche Nebenkostenerhöhungen aus dem Vorjahr nicht berücksichtigt hat.

Wer neu in eine Wohnung gezogen ist, sollte außerdem unbedingt prüfen, ob der Abrechnungszeitraum stimmt. Wer im April eingezogen ist, darf natürlich keine Nachzahlungsforderungen für Kosten aus dem März bekommen.

Außerdem kann es sinnvoll sein, zu checken, ob der Vermieter den richtigen Kostenverteilerschlüssel zugrunde gelegt hat. Viele Nebenkosten werden zu verschiedenen Teilen abhängig von der Wohnungsgröße auf die Mietparteien umgelegt. Zu prüfen, dass die zugrundeliegenden Zahlen stimmen, kann sich also lohnen.

Dezemberhilfe Gas- und Fernwärme: In Nebenkostenabrechnung enthalten?

Mieter, deren Haus über eine Zentralheizung mit Gas oder Fernwärme versorgt wird, mussten für den Dezember 2022 keinen Abschlag zahlen. Die Kosten für die Versorgung hatte der Bund übernommen

Ob der Vermieter die Dezemberhilfe tatsächlich auf die Mieter umgelegt hat, können diese nur prüfen, indem sie sich die Belege zeigen lassen – in der Abrechnung muss nur der Gesamtbetrag angegeben werden.

Dezemberhilfe für Öl, Kohle, Pellets: Antrag bis Oktober stellen!

Auch Hauseigentümer, die mit Öl, Kohle oder Pellets heizen werden vom Bund durch Übernahme des Dezemberabschlags entlastet – allerdings nur, wenn sich der Preis des Brennstoffes gegenüber 2021 verdoppelt hat und nur auf Antrag. Achtung: Die Frist für die Anträge ist der 20. Oktober 2023!

Wer als Mieter nicht sicher ist, ob der Vermieter den Antrag auf Dezemberhilfe tatsächlich gestellt hat, sollte zeitnah bei diesem nachhaken. Der Vermieter ist zwar regresspflichtig, nachträglich wegen dieses Betrages nachzuhaken ist aber mühsam und nervenaufreibend.

Heizkostenverordnung: Monatliche Verbrauchsinformation

In Zukunft könnte es weniger Streit um die Nebenkostenabrechnung geben, zumindest, was den Punkt Heizung und warmes Wasser betrifft. Bis Ende 2026 müssen nämlich alle Haushalte mit fernablesbaren Messgeräten ausgestattet werden. Damit ist der Vermieter in der Pflicht, den Mieter monatlich über dessen Verbrauch zu informieren – defacto muss er die Informationen weiterleiten, die er vom Messunternehmen bekommt. Ausnahme: Der Mieter kann die entsprechenden Zahlen selbst am Gerät abrufen.

Ist eine Mietwohnung bis Ende 2026 noch nicht mit fernablesbaren Geräten ausgestattet, darf der Mieter bei der Abrechnung seinen Anteil um drei Prozent kürzen (HeizkostenV §12).

Mit der fernablesbaren Ausstattung muss auch nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden – eine anteilige Abrechnung nach Wohnungsgröße ist dann nicht mehr zulässig.

Wärmecontracting: Muss der Mieter zustimmen?

Vielerorts muss über kurz oder lang eine neue Heizung eingebaut werden. Für Vermieter bedeutet das oft hohe Investitionskosten. Interessant könnten deshalb Angebote sein, bei denen Firmen Komplettpakete anbieten: nicht nur die Lieferung von Wärme, sondern Einbau neuer Heizungsanlagen, Wartung und Abrechnung – alles aus einer Hand. Anders als vorher braucht der Vermieter nicht mehr die Zustimmung des Mieters um Wärmecontracting in Anspruch zu nehmen.

Bei neuen Mietverträgen kann von vornherein vereinbart sein, dass die Kosten des Wärmecontractings in die Betriebskosten einfließen.

Bei bestehenden Mietverträgen gibt es allerdings die Regelung, dass die Gesamtkosten bei einer Umstellung auf Wärmecontracting nicht höher sein dürfen als vorher.

Nebenkosten bei der Steuer: Was kann ich absetzen?

Mieter können Ausgaben für haushaltsnahe Dienstleistungen von der Lohnsteuer absetzen. Zu erstgenannten zählen zum Beispiel auch Kosten für einen Hausmeister, für die Gartenpflege oder die Hausreinigung. Wer solche Posten in seiner Nebenkostenabrechnung findet, kann sie also bei der Steuererklärung angeben und seine Steuerlast so drücken. Die Kosten sind allerdings nur jeweils zu 20 Prozent anrechenbar - und es gilt eine Höchstgrenze von 4.000 Euro im Jahr. Einzutragen sind die Ausgaben bei der Steuererklärung in Zeile 5 der Anlage "Haushaltnahe Aufwendungen".

Wer noch keine Abrechnung hat: Wie hoch könnte die Nachzahlung ausfallen?

Das ist schwer zu sagen, denn das kann grundsätzlich individuell sehr unterschiedlich sein - je nach eigenem Verbrauch und abhängig davon, welche konkreten Vertragsbedingungen man mit seinem Energieversorger hat.

Die Stiftung Warentest stellt auf ihren Internetseiten einen Rechner zur Verfügung, mit dessen Hilfe Mieterinnen und Mieter sich die Nachzahlung in etwa ausrechnen können.

Der Mieterbund geht davon aus, dass bis zu 90 Prozent aller Wohnungen und damit fast alle Mieterinnen und Mieter Nachzahlungsforderungen erhalten werden.

Gibt es eine Frist, bis zu der eine Nachzahlung geleistet sein muss? 

In der Regel haben Mieterinnen und Mieter einen Monat dafür Zeit, zu bezahlen. Das ist allerdings ein Richtwert aus der Vergangenheit mit niedrigeren Gaspreisen. In diesem Jahr könnten viele Mieterinnen und Mieter Probleme bekommen, das Geld für die Nachzahlung aufzutreiben - trotz der Hilfspakete der Bundesregierung.

Der Mieterbund fordert deswegen von der Bundesregierung, dass sie hier vorsorgt, damit niemand Angst haben muss, seine Wohnung zu verlieren, wenn er oder sie nicht schnell genug zahlen kann. Sollte jemand in Geldnöte geraten, ist es gut, das dem Vermieter oder der Vermieterin möglichst schnell zu sagen und sich zum Beispiel darauf zu einigen, dass die Summe in Raten zurückgezahlt wird.

Darf der Vermieter eine höhere Vorauszahlung verlangen?

Er darf das - allerdings nur im Zuge der Nebenkostenabrechnung. Und die Summe darf nicht willkürlich festgelegt sein. Gründe können sein, dass die Vorauszahlung für die Wohnung schon im letzten Jahr nicht gereicht hat oder der Energielieferant der Wohnung schriftlich eine Preiserhöhung ankündigt hat.

Es muss also eine nachvollziehbare Grundlage geben, auf der die Höhe der neuen Vorauszahlung beruht. Der Vermieter kann sich nicht irgendeine Summe ausdenken. Die Erhöhung muss in Textform angekündigt werden, also zum Beispiel per Mail oder Brief.

Aber selbst wenn der Vermieter nicht von sich aus eine höhere Nebenkostenvorauszahlung einfordert: Die eigenen Energiekosten müssen Mieterinnen und Mieter am Ende so oder so übernehmen. Daher kann es sinnvoll sein, freiwillig höhere monatliche Abschläge zu vereinbaren oder jeden Monat selbst gezielt dafür Geld zurückzulegen. Das ist für viele einfacher zu stemmen als später eine hohe Nachzahlung auf einen Schlag.

Preisexplosion Strom und Gas - Ihre Rechte gegenüber dem Energieversorger

Was tun, wenn der Energieversorger den Vertrag kündigt? Können Strom und Gas einfach abgedreht werden, wenn man nicht zahlen kann? Welche Rechte haben Mieter?